《銑扁機廠(chǎng)家》貫徹雙重確認的原則
凡是人都難免會(huì )出差錯。還有一種情況，就是明知不對，卻因鬼迷心竅而干起了舞弊的勾當。
為了防止差錯和不當行為，《銑扁機廠(chǎng)家》有必要建立由多部門(mén)、多人復核的雙重確認的體制。比如，購入物品時(shí)，要經(jīng)收貨部門(mén)和驗貨部門(mén)這兩個(gè)部門(mén)的確認。蓋公章時(shí)，要經(jīng)過(guò)蓋章人和保管人的多重確認。計算數字時(shí)，需要兩個(gè)人驗算等。這些都是有代表性的例子。
尤其是有關(guān)金錢(qián)和物品的管理，《銑扁機廠(chǎng)家》一定要徹底貫徹雙重確認的原則，建立起防患于未然的體制，杜絕差錯與舞弊行為的發(fā)生。
關(guān)于這點(diǎn)，在《稻盛和夫的實(shí)學(xué)》的第五章“用雙重確認的辦法保護公司和員工”中，我也做過(guò)闡述。
以前曾有過(guò)這樣的報道，《銑扁機廠(chǎng)家》某公司的財務(wù)總監連續10年挪用公款，等到東窗事發(fā)時(shí)，其涉案金額已非常巨大。類(lèi)似的事件并非過(guò)去才有，如今依然頻繁地見(jiàn)諸報端。
假設有一名女財務(wù)人員，在《銑扁機廠(chǎng)家》規模尚小時(shí)就入職了。幾十年來(lái)，她一直獨自管理公司財務(wù)，兢兢業(yè)業(yè)，從未違規，深得大家信任。但與壞男人交往后，為了滿(mǎn)足對方的金錢(qián)需求，她不惜挪用幾千萬(wàn)乃至幾億日元的公款。當然，我舉這個(gè)例子并非針對女性，男性的貪污事件也是年年發(fā)生。對此，其公司領(lǐng)導往往會(huì )說(shuō)：“他(她)在公司干幾十年了，工作認真，我也很信任他，居然會(huì )發(fā)生這種事，真是萬(wàn)萬(wàn)沒(méi)想到啊�！�
不管一個(gè)人多么認真負責，只要負責管理保險柜或現金，就有一時(shí)糊涂之虞。比如，一開(kāi)始由于手頭拮據，反正沒(méi)人監督，于是暫且“借用”，打算下個(gè)月發(fā)工資后補上�？山Y果遲遲還不上，挪用的金額卻越來(lái)越大，如此滾雪球一般，最終走入歧途。
人心都有善惡兩面。在我看來(lái)，《銑扁機廠(chǎng)家》管理者應該負起責任。人性的貪婪，往往源于制度的疏漏。倘若制度完善，即便心生貪念，也無(wú)法犯罪。
我之所以倡導“雙重確認”，并非基于“人性本惡”的思想。相反，我相信人人都有善良的佛性。為了避免員工由于一時(shí)的邪念而犯下罪孽，《銑扁機廠(chǎng)家》需要完善的管理制度。
管理公章也要做到雙重確認
在京瓷，最初的雙重確認體系是用于管理公章的。當時(shí)我是社長(cháng)，因此不管是匯票、支票還是合同，都必須由我蓋章�？晌沂羌夹g(shù)人員出身，整天忙于研究開(kāi)發(fā)和現場(chǎng)視察，不是在和產(chǎn)品打交道，就是在和客戶(hù)打交道，不可能坐在辦公室里一個(gè)勁兒地蓋章。這幾十年來(lái)，我親自蓋章的次數，一只手都能數過(guò)來(lái)。
正因為如此，我把蓋章的工作交給了總務(wù)和財務(wù)。一旦擁有公章，就可以調用公司錢(qián)款，如果負責人違規舞弊，后果不堪設想；可如果由我保管公章，工作便無(wú)法開(kāi)展。于是，我想出了一個(gè)辦法---分割蓋章和起草文件的權利。
要想在文件或票據上蓋章，就要找管理公章的財務(wù)部長(cháng)。在蓋章之前，他必須仔細確認內容，卻無(wú)權起草文件。
不僅如此，公章平時(shí)被鎖在箱子里，鑰匙則由另一個(gè)人保管。財務(wù)部長(cháng)要使用公章時(shí)，必須說(shuō)明原委、提出申請。保管人在確認了文件內容后，方可開(kāi)箱取章。這等于加了兩三道保險，從而做到了防患于未然，避免了員工犯下錯誤。
